Welche Dokumente müssen Unternehmen wie lange aufbewahren?

Aufbewahrungspflichten im Unternehmen: Was du wissen musst

In jedem Unternehmen fallen täglich zahlreiche Dokumente an: Rechnungen, Verträge, Steuerunterlagen und vieles mehr. Doch wie lange müssen diese eigentlich aufbewahrt werden? Und was passiert, wenn man wichtige Unterlagen zu früh löscht?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind in Deutschland klar geregelt. Wer sich nicht daran hält, riskiert hohe Strafen oder Probleme bei Betriebsprüfungen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Aktera kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente rechtskonform archiviert und jederzeit abrufbar sind.

In diesem Beitrag erfährst du, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen und wie ein DMS dich dabei unterstützt.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hängen von der Art des Dokuments ab. In Deutschland gelten insbesondere zwei wichtige Fristen:

• 6 Jahre: für viele geschäftliche Unterlagen

• 10 Jahre: für steuer- und buchhaltungsrelevante Dokumente

Diese Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Beispiele für 6 Jahre Aufbewahrungspflicht:

• Handels- und Geschäftsbriefe

• E-Mails mit steuerlich relevanten Informationen

• Angebote und Bestellungen

Beispiele für 10 Jahre Aufbewahrungspflicht:

• Buchungsbelege und Rechnungen

• Jahresabschlüsse und Steuererklärungen

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Besondere Dokumente wie Bauunterlagen, Verträge oder Sozialversicherungsnachweise haben oft längere Aufbewahrungsfristen.

Was passiert bei Nichteinhaltung der Fristen?

Wer Dokumente zu früh vernichtet oder unvollständig archiviert, kann bei einer Betriebsprüfung oder Steuerprüfung erhebliche Probleme bekommen. Steuerliche Nachweise können fehlen, was zu Steuernachzahlungen oder Bußgeldern führen kann. Zudem kann das Finanzamt bestimmte Ausgaben nicht anerkennen, wenn die entsprechenden Belege fehlen.

Auch rechtliche Streitigkeiten können entstehen, wenn wichtige Verträge oder Dokumente nicht mehr auffindbar sind. Deshalb ist eine rechtskonforme und sichere Archivierung unerlässlich.

Wie ein DMS die Dokumentenaufbewahrung erleichtert

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Aktera nimmt dir die manuelle Verwaltung ab und sorgt für eine automatische, rechtskonforme Archivierung aller geschäftlichen Unterlagen.

1. Automatische Erfassung & Kategorisierung

Dokumente werden direkt ins DMS importiert und automatisch nach Art, Datum und Aufbewahrungsfrist kategorisiert.

2. Digitale Archivierung & schnelle Suche

Dank intelligenter Volltextsuche & OCR-Texterkennung findest du jedes Dokument innerhalb von Sekunden – ganz ohne lange Ordnersuche.

3. Revisionssichere Speicherung nach GoBD

Alle Dokumente werden GoBD-konform archiviert, sodass sie jederzeit vollständig und unveränderbar abrufbar sind.

4. Erinnerungen an Fristen & automatische Löschung

Das DMS erinnert dich daran, wenn Dokumente das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreicht haben, und kann diese automatisch datenschutzkonform löschen.

5. Sichere Cloud-Lösung für ortsunabhängigen Zugriff

Egal ob im Büro oder unterwegs – mit Aktera hast du alle geschäftsrelevanten Dokumente jederzeit im Zugriff.

Fazit: Aufbewahrungspflichten sicher einhalten mit Aktera

Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ist für Unternehmen essenziell, um steuerliche und rechtliche Risiken zu vermeiden. Mit einem Dokumentenmanagementsystem wie Aktera kannst du deine Unterlagen automatisiert, sicher und gesetzeskonform archivieren – und hast jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.

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