Die E-Rechnung: Vorteile, Pflichten & wie du umsteigst

Warum du jetzt auf E-Rechnungen umstellen solltest

Die Digitalisierung der Buchhaltung ist nicht mehr nur eine Option – sie ist die Zukunft. Ab 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland zur Pflicht für B2B-Transaktionen. Doch was bedeutet das für Unternehmen? Welche Vorteile bringt die elektronische Rechnungsstellung? Und wie gelingt der Umstieg reibungslos? In diesem Beitrag erfährst du alles Wichtige zur E-Rechnung und warum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Aktera deine Buchhaltung revolutioniert.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein digitales Dokument, das strukturiert und automatisiert verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu einer PDF- oder Papierrechnung enthält eine E-Rechnung maschinell lesbare Daten im XML-Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Diese standardisierten Formate ermöglichen eine direkte Verarbeitung durch Buchhaltungssysteme und ERP-Software.

Wichtige Merkmale einer E-Rechnung:

• Digital erstellt, versendet und verarbeitet

• Enthält strukturierte Daten (z. B. XML-Format)

• Automatische Prüfung & Verarbeitung in Buchhaltungssystemen

• Gesetzeskonforme Archivierung

Vorteile der E-Rechnung

1. Kosten- & Zeiteinsparung

Papierrechnungen verursachen hohe Kosten durch Druck, Versand und manuelle Bearbeitung. E-Rechnungen sparen bis zu 80 % der Bearbeitungskosten und reduzieren Fehler durch automatisierte Prozesse.

2. Schnellere Zahlungsprozesse

Dank der strukturierten Daten können E-Rechnungen schneller verarbeitet und bezahlt werden. Unternehmen verbessern damit ihren Cashflow und vermeiden Mahngebühren durch verpasste Fristen.

3. Weniger Fehler & mehr Sicherheit

Manuelle Dateneingaben sind fehleranfällig. E-Rechnungen reduzieren das Risiko von Doppelzahlungen, Zahlendrehern oder fehlenden Rechnungsnummern erheblich.

4. Gesetzliche Compliance & Rechtssicherheit

Die E-Rechnung erfüllt alle steuerrechtlichen Anforderungen und erleichtert die Einhaltung von GoBD, DSGVO & E-Rechnungspflichten.

5. Nachhaltigkeit & Umweltfreundlichkeit

Der Umstieg auf digitale Rechnungen spart Papier, Druckertinte & Transportkosten und reduziert den CO2-Fußabdruck.

E-Rechnungspflicht ab 2025: Was bedeutet das?

Die deutsche Bundesregierung hat beschlossen, dass ab 2025 alle B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen verwenden müssen. Die klassischen Papierrechnungen oder einfachen PDFs werden dann nicht mehr ausreichen. Die Umstellung auf ein konformes E-Rechnungssystem ist daher unvermeidlich.

Wer ist betroffen?

• Alle Unternehmen, die B2B-Geschäfte in Deutschland abwickeln

• Selbstständige & Freiberufler, die Rechnungen an Unternehmen stellen

• Organisationen, die ihre Rechnungen automatisieren wollen

Wie gelingt die Umstellung auf E-Rechnungen mit Aktera?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Aktera macht die Umstellung einfach und effizient. Hier sind die wichtigsten Schritte:

1. Digitale Rechnungsformate verwenden

Nutze XRechnung oder ZUGFeRD als Standardformat für deine Rechnungen. Aktera unterstützt diese Formate und ermöglicht eine automatische Verarbeitung.

2. Automatische Erkennung & Archivierung

Mit Aktera werden Rechnungen automatisch erfasst, erkannt und gesetzeskonform archiviert. So verlierst du keine wichtigen Dokumente mehr.

3. Integrierte Workflows nutzen

Aktera optimiert den gesamten Rechnungsprozess durch automatische Freigaben, Erinnerungen und Zahlungsverfolgung – so geht keine Rechnung mehr unter.

4. Nahtlose Integration mit deiner Buchhaltungssoftware

Aktera kann problemlos mit ERP- und Buchhaltungssystemen wie DATEV, SAP & Lexware verbunden werden.

5. Revisionssichere Speicherung & Compliance

Alle Rechnungen werden gesetzeskonform archiviert, sodass du jederzeit auditsicher bist.

Fazit: Jetzt auf E-Rechnung umsteigen & profitieren

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern bringt massive Vorteile für Unternehmen. Wer jetzt handelt, spart Kosten, reduziert Fehler und sorgt für eine effizientere Buchhaltung.

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