Revisionssichere Archivierung – Was Unternehmen wissen müssen

Warum revisionssichere Archivierung unverzichtbar ist

Unternehmen müssen Geschäftsunterlagen über Jahre hinweg aufbewahren. Doch einfach irgendwo abspeichern reicht nicht – die Archivierung muss revisionssicher, GoBD- und DSGVO-konform sein.

Fehlende oder unzureichend archivierte Dokumente können bei Betriebsprüfungen, Steuerkontrollen oder Rechtsstreitigkeiten zu Problemen führen. Die Lösung? Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Aktera, das Dokumente rechtssicher speichert, organisiert und vor Manipulation schützt.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Revisionssicherheit bedeutet, dass digitale Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und langfristig sicher gespeichert werden. Unternehmen müssen nachweisen, dass keine Manipulation oder Löschung von Daten stattgefunden hat.

Wichtige rechtliche Anforderungen:

• GoBD: Ordnungsgemäße Buchführung & Archivierung digitaler Dokumente

• DSGVO: Schutz personenbezogener Daten & sichere Aufbewahrung

• HGB & AO: Aufbewahrungspflichten für Steuerunterlagen

Typische Herausforderungen ohne revisionssichere Archivierung

• Dokumentenverlust & unklare Strukturen: Wichtige Belege sind unauffindbar.

• Manipulationsrisiko & fehlende Nachvollziehbarkeit: Keine revisionssicheren Protokolle.

• Unzureichender Schutz vor Datenverlust: Kein Backup oder ungesicherte Speicherung.

• Probleme bei Prüfungen & Audits: Fehlende GoBD-Konformität kann Strafen nach sich ziehen.

Vorteile einer revisionssicheren Archivierung mit Aktera

1. Manipulationssichere Speicherung

• Jedes Dokument wird unveränderbar & lückenlos dokumentiert.

• Änderungen werden automatisch protokolliert & versioniert.

2. Automatische Aufbewahrungsfristen & Compliance

• Alle gesetzlichen Anforderungen wie GoBD, HGB & DSGVO werden erfüllt.

• Automatische Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

3. Sichere & schnelle Dokumentenverwaltung

• Intelligente Suchfunktion für sofortigen Zugriff auf archivierte Dokumente.

• Digitale Workflows für eine effiziente Organisation.

4. Schutz vor Datenverlust & Cyberangriffen

• Verschlüsselte Speicherung & regelmäßige Backups.

• Zugriffsrechte genau definierbar, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

5. Revisionssichere Archivierung direkt in Aktera

• Automatische Erfassung, Archivierung & Sicherung aller Dokumente.

• Nahtlose Integration in Buchhaltungs- & ERP-Systeme.

So gelingt die Umstellung auf revisionssichere Archivierung

1. Bestehende Dokumente digitalisieren & organisieren

• Wichtige Papierunterlagen scannen & rechtssicher im DMS archivieren.

2. Einheitliche Ablagestruktur definieren

• Dokumente nach Kategorien, Fristen & gesetzlichen Vorgaben organisieren.

3. Automatische Aufbewahrungsfristen einrichten

• Archivierte Dokumente bleiben rechtskonform gespeichert & fristgerecht gelöscht.

4. Zugriffsrechte & Protokolle definieren

• Klar regeln, wer Dokumente einsehen oder bearbeiten darf.

5. Aktera als zentrales Archivsystem nutzen

• Alle Belege, Rechnungen & Dokumente sicher verwalten & jederzeit abrufen.

Fazit: Sicherheit & Compliance mit Aktera

Eine revisionssichere Archivierung schützt Unternehmen vor Risiken, erleichtert Audits und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher.

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