Rechnungsfreigabe digitalisieren: So sparst du Zeit & Kosten

Warum eine digitale Rechnungsfreigabe unverzichtbar ist

Kennst du das Problem? Rechnungen stapeln sich, werden per E-Mail hin- und hergeschickt oder gehen im Papierchaos verloren. Manuelle Freigabeprozesse dauern zu lange, verursachen Fehlbuchungen und führen oft zu verpassten Zahlungsfristen.

Die Lösung: Eine digitale Rechnungsfreigabe mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Aktera. Damit kannst du Rechnungen automatisch erfassen, prüfen und genehmigen – ganz ohne Papierchaos oder manuelle Verzögerungen.

In diesem Beitrag erfährst du, wie du deine Rechnungsfreigabe digitalisierst und so Kosten & Zeit sparst.

Wie funktioniert eine digitale Rechnungsfreigabe?

Mit einer digitalen Lösung werden Rechnungen automatisch ins System importiert, geprüft und zur Freigabe an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Der gesamte Prozess läuft transparent, schnell und nachvollziehbar ab.

Typischer digitaler Freigabeprozess mit Aktera:

1️⃣ Rechnungseingang: Rechnungen werden per E-Mail, Scan oder E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) ins System importiert.
2️⃣ Automatische Erkennung & Prüfung: Aktera liest Rechnungsdaten per KI-gestützter OCR-Technologie aus und prüft sie auf Richtigkeit & Vollständigkeit.
3️⃣ Workflows & Genehmigung: Die Rechnung wird automatisch an die richtige Abteilung oder den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
4️⃣ Freigabe & Buchung: Nach der Genehmigung wird die Rechnung direkt in das Buchhaltungssystem (DATEV, SAP, Lexware etc.) übernommen.
5️⃣ Revisionssichere Archivierung: Alle Rechnungen werden GoBD-konform & auditfähig gespeichert.

Warum du deine Rechnungsfreigabe digitalisieren solltest

1. Weniger Fehler & mehr Kontrolle

Durch automatische Prüfung & Zuordnung werden Zahlendreher, Doppelbuchungen oder falsche Rechnungsbeträge vermieden.

2. Bis zu 70 % Zeitersparnis

Manuelle Freigaben dauern oft Tage oder Wochen. Mit einem digitalen Workflow kannst du Rechnungen in wenigen Stunden oder sogar Minuten freigeben.

3. Keine Mahngebühren oder verpassten Skonti

Verzögerte Freigaben führen oft zu Mahngebühren oder verpassten Skonti. Mit einer digitalen Lösung hast du alle Fristen im Blick und sparst bares Geld.

4. Transparenz & Nachvollziehbarkeit

Jeder Freigabeprozess wird dokumentiert & protokolliert, sodass jederzeit klar ist, wer eine Rechnung geprüft & freigegeben hat.

5. Ortsunabhängige Genehmigung

Egal, ob im Büro oder im Homeoffice – mit einer digitalen Lösung kannst du Rechnungen von überall freigeben.

So gelingt die Umstellung auf eine digitale Rechnungsfreigabe mit Aktera

✅ 1. Rechnungen digital erfassen: Rechnungen per E-Mail, Scan oder E-Rechnung importieren
✅ 2. Automatische Erkennung & Validierung nutzen: Aktera liest Rechnungsdaten automatisch aus
✅ 3. Genehmigungs-Workflows einrichten: Rechnungen automatisch an die richtigen Personen weiterleiten
✅ 4. Integration mit Buchhaltungssystemen: DATEV, SAP, Lexware & Co. nahtlos verbinden
✅ 5. GoBD-konforme Archivierung sicherstellen: Alle Rechnungen rechtssicher speichern

Fazit: Jetzt Rechnungsfreigabe digitalisieren & profitieren

Mit einer digitalen Rechnungsfreigabe sparst du Zeit, senkst Kosten und reduzierst Fehler. Aktera bietet eine smarte Lösung, um Rechnungen schnell, sicher und automatisch zu bearbeiten.

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