Rechnungseingangsworkflow – Wie Unternehmen Rechnungen effizient bearbeiten

Warum ein digitaler Rechnungseingangsworkflow entscheidend ist

Rechnungen manuell bearbeiten kostet Unternehmen viel Zeit und Geld. Papierstapel, unklare Freigabeprozesse und Verzögerungen führen zu hohen Verwaltungskosten und möglichen Mahngebühren.

Mit einem automatisierten Rechnungseingangsworkflow lassen sich Rechnungen schneller prüfen, freigeben und buchen – ohne Papierchaos. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Aktera sorgt für eine effiziente, digitale Rechnungsverarbeitung.

Typische Herausforderungen in der Rechnungsbearbeitung

• Langsame Freigabeprozesse: Rechnungen gehen durch mehrere Abteilungen und bleiben liegen.

• Hohe Fehlerquote: Manuelle Eingaben führen zu Zahlendrehern & falschen Buchungen.

• Fehlender Überblick: Unklare Zahlungsfristen & keine zentrale Rechnungsverwaltung.

• Mahngebühren & verpasste Skonti: Verzögerte Zahlungen verursachen unnötige Kosten.

Vorteile eines digitalen Rechnungseingangsworkflows mit Aktera

1. Automatische Rechnungserfassung & weniger Fehler

• Rechnungen werden digital erfasst & direkt ins DMS importiert.

• OCR-Technologie erkennt Rechnungsdaten automatisch.

2. Schnellere Freigaben & Zahlungsabwicklung

• Rechnungen werden automatisch an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet.

• Digitale Freigabeprozesse verhindern Verzögerungen.

3. Transparenz & Kontrolle über alle Rechnungen

• Rechnungen sind zentral gespeichert & jederzeit abrufbar.

• Detaillierte Protokolle & Statusverfolgung für mehr Nachvollziehbarkeit.

4. Fristenmanagement & automatische Zahlungserinnerungen

• Skontofristen & Zahlungsziele werden automatisch überwacht.

• Mahngebühren vermeiden & Liquidität sichern.

5. Nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme

• Rechnungsdaten werden automatisch an DATEV, SAP oder Lexware übergeben.

• Buchhaltung wird entlastet & fehlerfreie Buchungen sind garantiert.

Wie funktioniert ein digitaler Rechnungseingangsworkflow mit Aktera?

1. Rechnungen empfangen & digitalisieren

• Papierrechnungen scannen & per OCR erfassen.

• E-Rechnungen automatisch importieren & zuordnen.

2. Automatische Prüfung & Datenextraktion

• Korrekte Rechnungsdaten werden automatisch erkannt & validiert.

• Mehrwertsteuer, Zahlungsfristen & Rechnungsnummern werden geprüft.

3. Digitale Freigabe & Genehmigung

• Rechnungen werden an verantwortliche Mitarbeiter zur Freigabe weitergeleitet.

• Workflows für mehrstufige Genehmigungsprozesse sind flexibel anpassbar.

4. Buchung & revisionssichere Archivierung

• Nach Freigabe wird die Rechnung automatisch in die Buchhaltung übertragen.

• Gesetzeskonforme Archivierung gemäß GoBD & DSGVO.

Fazit: Effiziente Rechnungsverarbeitung mit Aktera

Ein digitaler Rechnungseingangsworkflow spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für transparente Abläufe. Mit Aktera automatisierst du die Rechnungsbearbeitung, senkst Kosten und bleibst immer zahlungsfähig.

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