Papierloses Büro: So gelingt der Umstieg auf digitale Prozesse

Warum ein papierloses Büro die Zukunft ist

Berge von Aktenordnern, verlegte Dokumente und aufwendige Papierablage – so sieht der Büroalltag in vielen Unternehmen noch immer aus. Doch der Trend geht klar in Richtung papierloses Büro. Digitale Prozesse sparen nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Kosten.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Aktera gelingt der Umstieg auf eine effiziente, digitale Arbeitsweise. In diesem Beitrag erfährst du, warum ein papierloses Büro sinnvoll ist, welche Vorteile es bietet und wie du die Umstellung schrittweise umsetzt.

Die Vorteile eines papierlosen Büros

1. Mehr Effizienz & Zeitersparnis

Papierdokumente müssen mühsam abgelegt, gesucht und weitergeleitet werden. Digitale Dokumente lassen sich in Sekundenschnelle finden und automatisch bearbeiten.

2. Kosten reduzieren

Druckkosten, Aktenordner, Lagerflächen – all das verursacht hohe Kosten. Durch den Verzicht auf Papier können Unternehmen bis zu 80 % der Verwaltungskosten einsparen.

3. Ortsunabhängiger Zugriff

Digitale Dokumente sind jederzeit abrufbar – egal ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs. Mit Cloud-Technologie kannst du von überall sicher auf deine Daten zugreifen.

4. Nachhaltigkeit & Umweltfreundlichkeit

Ein papierloses Büro spart Tonnen von Papier, reduziert den CO₂-Ausstoß und schont die Umwelt. Unternehmen setzen damit ein Zeichen für nachhaltiges Arbeiten.

5. Bessere Sicherheit & Datenschutz

Papierdokumente können verloren gehen oder unbefugt eingesehen werden. Ein DMS schützt digitale Dokumente durch verschlüsselte Speicherung, Zugriffskontrollen und revisionssichere Archivierung.

Schritt für Schritt ins papierlose Büro

1. Dokumente digitalisieren

Bestehende Papierdokumente sollten gescannt und digital abgelegt werden. Ein DMS wie Aktera erfasst Dokumente automatisch und speichert sie in einer zentralen, durchsuchbaren Datenbank.

2. E-Rechnung & digitale Unterschriften nutzen

E-Rechnungen sind bereits Pflicht im B2B-Bereich. Digitale Unterschriften machen Verträge und Vereinbarungen rechtssicher, ohne dass Papierausdrucke nötig sind.

3. Workflows & Prozesse digitalisieren

Manuelle Abläufe wie Rechnungsfreigaben oder Vertragsprüfungen können durch digitale Workflows automatisiert werden. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.

4. Cloud-Speicher & mobiles Arbeiten ermöglichen

Ein Cloud-basiertes DMS ermöglicht den sicheren Zugriff auf alle Dokumente von jedem Standort. Besonders für hybride Arbeitsmodelle ist das ein großer Vorteil.

5. Mitarbeiter schulen & Change-Management umsetzen

Ein papierloses Büro erfordert ein Umdenken. Schulungen und klare Richtlinien helfen Mitarbeitern, die neuen digitalen Prozesse optimal zu nutzen.

Wie Aktera den Umstieg auf ein papierloses Büro erleichtert

Ein Dokumentenmanagementsystem wie Aktera unterstützt Unternehmen dabei, den Schritt in die digitale Zukunft zu gehen:

✅ Automatische Dokumentenerfassung & digitale Ablage
✅ GoBD-konforme Archivierung & rechtssichere Speicherung
✅ Nahtlose Integration mit Buchhaltungssystemen wie DATEV & SAP
✅ Ortsunabhängiger Zugriff & Cloud-Sicherheit
✅ Digitale Workflows für Rechnungen, Verträge & mehr

Fazit: Jetzt auf ein papierloses Büro umsteigen & profitieren

Der Verzicht auf Papier ist kein Zukunftstraum mehr, sondern heute schon möglich. Mit der richtigen Strategie und einem leistungsstarken DMS wie Aktera kannst du effizienter, kostensparender und nachhaltiger arbeiten.

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