Effiziente E-Mail-Archivierung – So bleibst du rechtssicher & organisiert

Warum ist eine professionelle E-Mail-Archivierung wichtig?

E-Mails sind das Rückgrat der geschäftlichen Kommunikation. Doch viele Unternehmen stehen vor einem Problem: Unübersichtliche Postfächer, manuelle Ablage und fehlende gesetzliche Compliance.

Die Lösung? Eine automatisierte, revisionssichere E-Mail-Archivierung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Aktera.

Mit einer professionellen Archivierungslösung werden E-Mails nicht nur rechtskonform gespeichert, sondern auch leicht auffindbar und vor Datenverlust geschützt.

Typische Herausforderungen in der E-Mail-Verwaltung

• Übervolle Postfächer & unstrukturierte Ablage

• Wichtige E-Mails gehen verloren oder sind schwer auffindbar

• Langsame Suche nach bestimmten Kundenanfragen oder Verträgen

• Rechtliche Risiken durch unzureichende Archivierung

• Keine zentrale Speicherung – wichtige Informationen bleiben in persönlichen Postfächern

Mit einem intelligenten E-Mail-Archivierungssystem gehören diese Probleme der Vergangenheit an.

Gesetzliche Anforderungen an die E-Mail-Archivierung

In Deutschland sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, geschäftliche E-Mails über mehrere Jahre zu archivieren. Die wichtigsten Vorschriften:

• GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung): Alle steuerrelevanten E-Mails müssen unveränderbar archiviert werden.

• DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung): Unternehmen müssen personenbezogene Daten sicher verwalten & vor unbefugtem Zugriff schützen.

• Handelsgesetzbuch (HGB) & Abgabenordnung (AO): Geschäfts-E-Mails mit steuerlicher oder geschäftlicher Relevanz unterliegen einer 6- bis 10-jährigen Aufbewahrungspflicht.

Ohne eine gesetzeskonforme Archivierung riskieren Unternehmen hohe Bußgelder und Datenverluste.

Vorteile einer professionellen E-Mail-Archivierung mit Aktera

1. Rechtssicherheit & GoBD-Konformität

• Automatische revisionssichere Speicherung aller relevanten E-Mails.

• Unveränderbare Archivierung mit Schutz vor Manipulation & Datenverlust.

2. Zentrale & schnelle Suche

• Durchsuchbare Archive mit OCR-Texterkennung & Metadaten.

• Kein mühsames Durchsuchen von Postfächern mehr – alle E-Mails sind in Sekunden auffindbar.

3. Entlastung der E-Mail-Server & Speicherplatz sparen

• Alte E-Mails müssen nicht mehr im Posteingang liegen – die Archivierung sorgt für eine schlanke, performante IT.

4. Datenschutz & Zugriffskontrolle

• Klare Berechtigungskonzepte: Wer darf welche E-Mails sehen?

• Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Verschlüsselung & Zugriffskontrollen.

5. Automatisierte Workflows & Integration in DMS & Buchhaltungssysteme

• Rechnungen & Verträge aus E-Mails werden automatisch ins DMS übertragen & zugeordnet.

• Direkte Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware & SAP.

So gelingt die Umstellung auf eine digitale E-Mail-Archivierung

1. Archivierungsstrategie definieren

• Welche E-Mails müssen archiviert werden?

• Wie lange sollen sie aufbewahrt werden?

2. Automatische Archivierung aktivieren

• Alle eingehenden & ausgehenden E-Mails werden direkt im DMS gespeichert.

3. Klare Zugriffsrechte & Sicherheitsrichtlinien festlegen

• Nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugriff auf sensible E-Mails.

4. Integration mit bestehender IT & Buchhaltung

• E-Mails & Anhänge werden automatisch in die richtigen Akten & Kategorien eingeordnet.

5. Aktera als zentrale Archivierungslösung nutzen

• 100 % rechtskonforme Speicherung, schnelle Suche & sichere Verwaltung.

Fazit: Sichere & effiziente E-Mail-Archivierung mit Aktera

Wer E-Mails rechtssicher & effizient archivieren möchte, braucht eine smarte Lösung wie Aktera.

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