Dokumentenmanagementsysteme (DMS): So optimierst du deine Ablage

Warum ein Dokumentenmanagementsystem unverzichtbar ist

Täglich landen unzählige Rechnungen, Verträge und Dokumente in Unternehmen. Doch oft fehlt eine strukturierte Ablage, was zu Chaos, Zeitverlust und Compliance-Risiken führt. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Aktera hilft dir, deine Dokumente digital zu verwalten, sicher zu archivieren und schneller darauf zuzugreifen.

Aber was genau ist ein DMS? Welche Vorteile bietet es? Und wie gelingt der Umstieg? In diesem Beitrag erfährst du alles, was du wissen musst!

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein DMS ist eine Software, die alle Dokumente digital speichert, organisiert und automatisiert verwaltet. Das bedeutet:
✅ Zentrale Ablage – Alle Dokumente sind digital an einem Ort gespeichert
✅ Schnelle Suche – Dank intelligenter Suchfunktionen findest du Dokumente in Sekunden
✅ Automatische Workflows – Rechnungen, Verträge & Freigaben laufen digital ab
✅ Sichere Archivierung – Dokumente sind GoBD-konform gespeichert

Die 5 größten Vorteile eines DMS

1. Nie wieder Dokumente suchen

Statt mühsam Ordner zu durchforsten, kannst du mit einem DMS Dokumente per Stichwortsuche oder Filter in Sekunden finden.

2. Automatische Archivierung & rechtliche Sicherheit

Ein DMS speichert Dokumente revisionssicher und GoBD- & DSGVO-konform, sodass sie jederzeit abrufbar und auditfähig sind.

3. Effiziente Workflows & Automatisierung

Ob Rechnungsfreigabe oder Vertragsprüfung – mit automatisierten Workflows sparst du Zeit und reduzierst Fehler.

4. Mehr Produktivität & weniger Kosten

Weniger Papier, weniger Zeitverschwendung – mit einem DMS können Unternehmen ihre Verwaltungskosten um bis zu 30 % senken.

5. Zugriff von überall

Egal, ob im Büro oder im Homeoffice: Ein cloudbasiertes DMS ermöglicht mobilen Zugriff auf alle Dokumente.

Wie gelingt der Umstieg auf ein DMS mit Aktera?

1. Dokumente digitalisieren

Nutze Scan-Apps oder OCR-Technologien, um Papierdokumente ins DMS zu übertragen.

2. Struktur & Kategorien festlegen

Mit Aktera kannst du Dokumente nach Projekten, Kunden oder Abteilungen organisieren.

3. Automatische Workflows einrichten

Rechnungen automatisch zur Freigabe senden, Verträge fristgerecht erinnern lassen – mit Aktera sparst du Zeit.

4. Compliance & Sicherheit sicherstellen

Aktera speichert alle Dokumente GoBD-konform & DSGVO-sicher in der Cloud oder On-Premise.

Fazit: Warum dein Unternehmen jetzt auf ein DMS setzen sollte

Mit einem Dokumentenmanagementsystem wie Aktera sparst du Zeit, senkst Kosten und sorgst für eine effiziente, rechtssichere Verwaltung. Die Digitalisierung ist kein Trend mehr – sie ist die Zukunft.

🚀 Starte jetzt mit Aktera & optimiere deine Dokumentenverwaltung!

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