Digitale Vertragsverwaltung: So optimierst du dein Dokumentenmanagement

Warum digitale Vertragsverwaltung unverzichtbar ist

Verträge sind das Fundament jedes Unternehmens. Ob Arbeitsverträge, Lieferantenvereinbarungen oder Kundenverträge – alle müssen sicher gespeichert, schnell auffindbar und fristgerecht bearbeitet werden. Doch viele Unternehmen kämpfen mit Papierchaos, unübersichtlichen Ablagestrukturen und verpassten Fristen.

Mit einer digitalen Vertragsverwaltung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Aktera werden Verträge nicht nur sicher archiviert, sondern auch automatisch verwaltet, erinnert und revisionssicher gespeichert.

Herausforderungen bei der Vertragsverwaltung

Viele Unternehmen setzen noch auf manuelle Ablagen oder einfache Ordnerstrukturen, was zu folgenden Problemen führt:

• Unübersichtliche Ablage: Verträge sind verteilt auf Papierordner, Netzwerkordner oder E-Mails.

• Verpasste Fristen: Ohne automatische Erinnerungen gehen Kündigungs- oder Verlängerungsfristen unter.

• Fehlende Zugriffskontrolle: Sensible Verträge müssen sicher aufbewahrt und geschützt werden.

• Langsame Prozesse: Wer Verträge umständlich suchen oder manuell verwalten muss, verliert wertvolle Zeit.

Die Lösung? Ein DMS wie Aktera, das alle Verträge zentral verwaltet und mit automatisierten Workflows unterstützt.

Vorteile der digitalen Vertragsverwaltung mit Aktera

1. Zentrale, digitale Ablage für Verträge

Alle Verträge werden sicher in einem zentralen digitalen Archiv gespeichert und sind von überall abrufbar – egal ob im Büro oder im Homeoffice.

2. Automatische Erinnerungen an Fristen

Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen oder Verlängerungen werden automatisch erkannt, und das System erinnert rechtzeitig daran.

3. Revisionssichere Archivierung & Datenschutz

Verträge werden GoBD- & DSGVO-konform archiviert, mit Zugriffskontrollen und sicheren Speichermethoden.

4. Schnellere Vertragsprozesse durch digitale Workflows

Vom Erstellen über die Freigabe bis zur Archivierung – digitale Workflows sorgen für schnellere Genehmigungsprozesse und eine transparente Nachverfolgung.

5. Einfache Integration mit ERP- & CRM-Systemen

Aktera lässt sich nahtlos mit Buchhaltungs-, ERP- oder CRM-Systemen verbinden, sodass Vertragsdaten automatisch verarbeitet werden können.

Wie gelingt der Umstieg auf digitale Vertragsverwaltung?

1. Bestehende Verträge digitalisieren

Alle Papierverträge sollten gescannt und mit einer OCR-Texterkennung durchsuchbar gemacht werden.

2. Standardisierte Ablagestruktur erstellen

Einheitliche Kategorien und Tags helfen, Verträge schneller zu finden und zu verwalten.

3. Automatische Workflows einrichten

Definiere Genehmigungsprozesse, Fristen und Erinnerungen, um Vertragsabläufe effizienter zu gestalten.

4. Berechtigungen & Zugriffskontrollen definieren

Nur autorisierte Personen sollten auf bestimmte Verträge zugreifen können, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten.

5. Aktera als zentrale Plattform nutzen

Mit Aktera wird die Vertragsverwaltung nicht nur einfacher, sondern auch effizienter, sicherer und transparenter.

Fazit: Verträge effizient verwalten mit Aktera

Eine digitale Vertragsverwaltung spart Zeit, Kosten und reduziert Risiken. Unternehmen, die auf ein smartes DMS wie Aktera setzen, profitieren von automatisierten Workflows, Fristenmanagement und sicherer Archivierung – für eine effiziente & rechtskonforme Vertragsverwaltung.

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