Digitale Signaturen – Verträge rechtssicher & einfach unterschreiben

Warum digitale Signaturen immer wichtiger werden

Papierverträge ausdrucken, unterschreiben, scannen und per Post versenden – das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch unnötig kompliziert. Digitale Signaturen sparen Zeit, sind rechtssicher und ermöglichen einen papierlosen Workflow.

Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Signaturen, um Verträge, Angebote und Rechnungen effizient und sicher abzuwickeln. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Aktera unterstützt die nahtlose Integration digitaler Signaturen in bestehende Prozesse.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist die elektronische Form einer handschriftlichen Unterschrift. Sie basiert auf einer verschlüsselten Authentifizierungstechnologie, die sicherstellt, dass:

• das Dokument nicht verändert wurde.

• der Unterzeichner eindeutig identifizierbar ist.

• die Unterschrift rechtlich bindend ist.

Digitale Signaturen sind in der EU durch die eIDAS-Verordnung geregelt und können in vielen Ländern rechtssicher genutzt werden.

Typische Herausforderungen ohne digitale Signaturen

• Langsame Vertragsprozesse: Unterschriften per Post oder Scan verzögern den Geschäftsablauf.

• Hohes Risiko von Manipulation & Fälschung: Handschriftliche Unterschriften sind leichter zu fälschen.

• Aufwendige Archivierung: Papierverträge müssen physisch gelagert und manuell verwaltet werden.

• Mangelnde Compliance: Viele Branchen erfordern digitale Nachverfolgbarkeit und rechtssichere Signaturen.

Vorteile digitaler Signaturen mit Aktera

1. Schnellere Geschäftsprozesse & Zeitersparnis

• Dokumente können in Sekunden digital unterzeichnet & weitergeleitet werden.

• Keine Verzögerungen durch Druck, Scan oder Postversand.

2. Rechtssicherheit & Manipulationsschutz

• eIDAS-konforme digitale Signaturen mit Zertifikat für höchste Sicherheit.

• Dokumente sind nach der Unterzeichnung nicht mehr veränderbar.

3. Nahtlose Integration in digitale Workflows

• Automatische Erinnerungen & Freigabeprozesse für schnelle Vertragsabschlüsse.

• Digitale Unterschriften direkt in Aktera verwalten & archivieren.

4. Umweltfreundlich & kostensparend

• Kein Papier, keine Druckkosten, kein Postversand.

• 100 % digitale Prozesse reduzieren den CO₂-Fußabdruck.

5. Mobil & ortsunabhängig unterschreiben

• Verträge jederzeit & überall per Laptop, Tablet oder Smartphone unterzeichnen.

Wie funktioniert eine digitale Signatur mit Aktera?

1. Dokument hochladen

• Vertrag, Angebot oder Rechnung im DMS hinterlegen.

2. Unterschrift anfordern

• Digitale Signatur an den Empfänger senden – mit automatischer Benachrichtigung.

3. Rechtssicher unterschreiben

• Der Empfänger signiert mit einem Klick & sicherer Identifikation.

4. Dokument automatisch archivieren

• Signierte Verträge werden revisionssicher im Aktera DMS gespeichert.

Fazit: Digitale Signaturen mit Aktera für mehr Effizienz

Mit digitalen Signaturen sparst du Zeit, Kosten und optimierst Geschäftsprozesse. Sichere, rechtlich bindende und einfache Unterschriften – direkt in Aktera integriert.

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